Цель: Изучить понятие инициации проекта, охарактеризовать существенные этапы процесса инициации. Сформировать практические умения по составлению проектной заявки, концептуальной документации, технико-экономическое обоснования, устава в соответствии с требованиями. Сформировать практические умения по проведению установочного заседания проекта, распределения проектных ролей. Изучить основные инструменты и методы планирования проекта.
Для достижения указанных целей будут использованы объяснительно иллюстративные методы, групповые дискуссии, деловые игры, метод учебных проектов.
Теоретическая часть
Процесс инициации проекта
Процесс инициации проекта – это первый набор процессов, с которых начинается реализация проекта. Именно на этом этапе определяется перспективность проекта, выбираются проекты для реализации, и устанавливается порядок их осуществления, разрабатывается устав проекта.
Процесс инициации проекта – процесс составления проектных заявок и их утверждение, либо отклонение. Если решение положительное, иными словами, если проект санкционируется и утверждается, на данном этапе разрабатывается устав, назначается формальный руководитель, и организация официально признает необходимость начала его реализации.
Наиболее распространенные причины инициации проектов.
Коммерческая необходимость. Коммерческая необходимость в форме повышения общей эффективности, сокращения издержек, более эффективного использования ресурсов является распространенной причиной инициации проектов.
Потребности рынка. Стимулировать появление новых проектов также могут потребности рынка, как правило, речь идет об изменениях его конъюнктуры, динамике экономических показателей, смены циклов спроса и предложения и т. п.
Запросы потребителей. Одной из наиболее очевидных причин возникновения огромного количества новых проектов является потребительский спрос. Необходимо учитывать, что потребительские запросы могут исходить как от внутренних потребителей, то есть потребителей – членов компании (структур, отделов), так и от ее внешних клиентов.
Требования закона. Инновационная активность вызывается изменениями требований законодательства..
Технический прогресс. Большинство компаний должно оперативно реагировать на динамику научно-технического прогресса. Так, рынок туризма и гостеприимства принципиально изменился и продолжает меняться под воздействием внедрения интернет-технологий, уже давно говорят о таком явлении как e-tourism. Необходимость перейти на новую информационную платформу, стандарт – частая причина проектной деятельности.
Социальная ответственность. Проекты, обусловленные социальной ответственностью, как правило, ориентированы на такие мероприятия, как благотворительные акции, демонстрация общественности экологичности, этичности продуктов или услуг компании, благородных целей во имя общих интересов.
Управление проектным циклом
Чтобы подготовить хороший проект, необходимо последовательно придерживаться этапов реализации мероприятия (рисунок 2)
Анализ. В первую очередь необходим анализ, проведение которого даст нам представление об общественно-экономической ситуации целевой группы и занимаемой ей на избранной территории, а также о сфере, в которой мы хотим реализовать свои замыслы. Например, если мы намереваемся действовать в области молодежного образования, то для нужд проекта следует собрать данные о том, как выглядит молодежное образование на нашей территории, сколько имеется школ и учеников, какие существуют проблемы в области молодежного образования и т.д.
Идентификация. Известно, что наша организация не в состоянии решить всех проблем, связанных с избранной нами сферой (например, мы не сможем решить всех проблем в области молодежного образования). В связи с этим необходимо выбрать те проблемы, которые мы собираемся решить при помощи нашего проекта. После определения проблем мы должны запланировать конкретные мероприятия, которые в состоянии их решить. На этом этапе обычно пишется краткое содержание проекта.
Подготовка. После определения проблем, которые мы планируем решить, и планирования мероприятий начинается подготовка проекта. На этом этапе мы должны определить стоимость наших действий и то, какими финансовыми источниками (внешними или внутренними) мы буде пользоваться. В случае обращения к внешним средствам, мы готовим проект согласно с требованиями бланка заявления о дополнительном финансировании проекта и подаем в соответствии со сроком подачи заявлений. Цели проекта должны согласоваться с целями интервенции в публичную (или частную) сферу в рамках которого подается этот проект. В среднем подготовка проекта занимает около трех месяцев. Следует помнить о том, что подготовка всех требуемых приложений требует много времени и усилий.
Утверждение. После подачи полного комплекта документов проекта в виде заполненного заявления и требуемых приложений до окончательного срока их приема (англ. deadline) заявитель ожидает решения грантодателя. В момент подачи документа следует учитывать, что процесс рассмотрения поданных на конкурс документов может быть достаточно долгим (в некоторых грантах даже около 12-18 месяцев). После получения информации о предоставлении дополнительного финансирования нашего проекта следует подписание официального договора с грантодателем.
Реализация. После подписания договора приступаем к реализации проекта, точно придерживаясь условий гранта, а также пунктов подписанного договора. Обо всех значимых изменениях, происходящих в ходе реализации проекта, мы должны информировать грантодателя и получать его согласие.
Оценка результатов. Готовя проект, мы предполагали, что нам удастся при помощи определенных действий достичь намеченных целей и решить обозначенные проблемы. Грантодатели обычно требуют оценку результативности реализации проекта.
Оценка реализации проекта - это эвальвация. В Европейском союзе известны оценки ex-ante (до начала проекта), ex-post (после реализации проекта), а также on-going (текущая, совершаемая во время реализации проекта). Результаты проекта могут быть оценены при помощи количественных показателей (в терминологии ЕС называемых „измеряемыми”) в трех сферах – показателей продукта, показателей результата и измеряемых в рамках т.н. мониторинга.
ЛСП – логико-структурный подход, этой аббревиатуре соответствует английский термин LFA – Logical Framework Approach. Это универсальный подход для планирования любой проектной деятельности, направленный на решение стоящей перед вами проблемы, а также управление и контроль над этой деятельностью. В процессе работы вы получаете логико-структурную схему – предварительный план работы над решением проблемы (достижением цели).
Основными принципами Управления проектным циклом являются:
1. Использование логической матрицы для анализа проблем и разработки соответствующего решения, например, создания проекта.
2. Качественная подготовка документов на каждом этапе, обеспечивающая систематизацию решений, принимаемых хорошо информированными руководителями.
3. Ясное формулирование и концентрация на цели проекта, в категориях долгосрочной пользы для планируемых целевых групп.
Таблица 1. Примерное содержание предварительной логической матрицы для подготовки проектного предложения
| Компоненты проекта | Объективные свидетельства | Внешние условия (факторы, предпосылки, допущения) |
|---|---|---|
Постановка проблемы 1. Почему возникла необходимость в реализации данного проекта? 2. Почему решение данной проблемы является приоритетной задачей? |
Какие источники информации, помимо самого заявителя, свидетельствуют о том, что проблема существует и ее важно решить? |
|
Цель 1. Какова цель, на достижение которой направлена деятельность в рамках проекта? Как она связана с решением поставленной проблемы? 2. Кто выиграет в результате достижения цели? 3. Как предусмотренные проектом действия изменят существующую ситуацию? |
1. Каковы средства проверки движения к цели? 2. Каким образом проверяющие организации смогут убедиться, что проект вносит ожидаемый вклад в продвижение к цели? 3. Предусматривается ли проектом сбор данных, позволяющих измерять степень продвижения к цели? |
|
Задачи. Ожидаемые результаты 1. Какой конкретный эффект должен быть достигнут во время выполнения проекта, т.е. если проект будет завершен, то какого конкретно улучшения или изменения следует ожидать в окружающей среде, положении данной группы населения и т.п.? Каким образом выполнение поставленных задач приближает ситуацию к достижению поставленных целей? 2. Какие результаты (их характер и количественное измерение) необходимо получить для выполнения поставленных задач? |
1. Какие свидетельства, данные и показатели подтверждают, что проект выполнил поставленную задачу? 2. Каковы конкретные количественные методы измерения результатов, позволяющие проверяющему судить о степени выполнения работ по проекту? 3. Предусматривается ли проектом сбор данных, позволяющих контролировать и корректировать ход выполнения работ? |
Какие события, условия или решения, находящиеся вне контроля проекта, необходимы для того, чтобы выполнение поставленных задач способствовало продвижению к поставленной цели, а достижение запланированных результатов приводило к выполнению задач? |
Методы (мероприятия, проводимые в ходе проекта) Какие мероприятия необходимо осуществить исполнителям для получения указанных в проекте результатов? |
Почему выбраны именно эти методы? |
Применение указанных в проекте методов (проведение мероприятий) гарантировало бы получение ожидаемых результатов |
Ресурсы 1. Какие ресурсы, кадры, товары, услуги должны быть использованы для проведения мероприятий, намеченных в проекте? |
1. На основании чего планируются уровень зарплаты, стоимость оборудования, уровень расходов на транспорт и другие услуги? 2. Какие показатели позволяют оценить эффективность использования средств? |
Выделение необходимых ресурсов способствовало бы проведению мероприятий (применению указанных методов). Каковы возможные препятствия? |
Практическая часть
Вопросы для обсуждения
1. Дайте определение понятию инициация проекта. Назовите составляющие процесса инициации проекта.
2. Назовите основные методы анализа, используемые при оценке проекта.
3. Назовите основные группы заинтересованных сторон проекта.
4. Каковы основные причины конфликтов между заинтересованными сторонами в проекте?
5. Назовите основные инструменты планирования проекта.
6. Назовите этапы разработки диаграммы Ганта и охарактеризуйте их.
Практическое задание
1. Составьте проектную заявку выбранного проекта в соответствии с требованиями, представьте ее в виде концептуальной документации
2. Рассчитайте ожидаемую чистую приведенную стоимость (NPV) выбранного проекта на основе прогнозных показателей
3. Разработайте и представьте технико-экономическое обоснование выбранного инновационного проекта
4. Разработайте диаграмму Ганта для выбранного инновационного проекта.
5. Разработайте диаграмму контрольных событий для выбранного инновационного проекта.
